Detaljer om dit platformskifte

Alle Ubivox brugere skal skifte til vores nye platform i løbet af 2026. Denne guide er til dig, der står for platformskiftet for din organisation eller virksomhed. Vi har i denne guide samlet alt den information og alle de detaljer, der er relevante for flytningen i sig selv. Altså, hvordan du kommer godt fra Ubivox’ nuværende platform til den nye.

Hvis du leder efter generel vejledning til navigation og brug af den nye app , har vi vores guide-serie til nye brugere her.

Manuelt og automatisk

Flytteprocessen har visse manuelle trin, som skal klares, og afsluttes med vores automatiske flytteværktøj, der klarer resten.

De manuelle trin

Der er tale om en helt ny platform, så der skal skal oprettes en ny, adskilt konto, vi efterfølgende skal migrere jeres data til. Du kan oprette en konto her og logge ind her.

Din nye konto oprettes med en starterliste, afsender, testliste mv. der gør det muligt at prøve platformens funktioner af. Vi anbefaler, at du som første skridt kigger dig omkring, og eventuelt at du skimmer igennem denne guideserie.

Der er visse ting, der skal klares, før du kan begynde flytningen for alvor:

1. Vi har fået en ny, moderniseret editor, som du finder under topbarrens “Nyhedsbreve”. Denne er det vigtigt at stifte bekendtskab med, da du skal bruge denne til at genoprette din kladde fra den eksisterende platform.

2. Hvis din organisation eller virksomhed bruger forløb på den eksisterende platform, skal I kigge på automations. Her skal jeres forløb opsættes i den nye editor.

3. Hvis du deler din konto med andre brugere, skal disse brugere oprettes i bruger-administrationen. Bemærk, at der er introduceret administratorrettigheder på den nye platform.

4. Hvis du benytter dig at formularer til offentlig tilmelding, skal disse sættes op, da de ikke kan flyttes med fra den eksisterende platform. Brug din starterliste til at afprøve formularer. Så er du er klar til en endelig opsætning på dine egentlige lister, når disse flyttes over med det automatiske flytteværktøj.

Det automatiske trin:

Når du har afprøvet den nye e-mail editor, og kigget på de øvrige ovenstående funktioner, der er relevante for dig, kan du være klar til den egentlige overflytning. Vi har en dedikeret guide til flytteværktøjet, som kan tage dig igennem indstillingen, så alt lander som du ønsker. Når du igangsætter flytteværtøjet, vil din datamigrering begynde.

Din flytning fjerner ikke din data fra den “gamle” platform, men kopierer den til den nye. Du kan bekræfte din data, ved at sammenligne mellem platformene.

“Din data” favner over en bred vifte af elementer. Vi kommer i afsnittet herunder mere præcist ind på, hvad vi flytter, og hvordan vi flytter det.

Detaljer om din flytning

I dette afsnit kommer vi omkring de tekniske detaljer, for den data du migrerer fra den eksisterende platform til den nye.

Værktøjet flytter automatisk:

– Dine lister, dine kontakter og disses data

– Dine udsendte nyhedsbreve og deres individuelle statistik.

– Dine afsenderprofiler (inklusiv DNS opsætning).

– Dit mediearkiv og dets indhold.

Dit mediearkiv og dine afsenderprofiler behøver ingen yderligere forklaring, da disse blot flyttes som de er. Det eneste der ændrer sig er brugerfladen. Er du nysgerrig, kan du blive klogere på dit nye mediearkiv her, og afsenderprofiler her.

Der er visse relevante bemærkninger og detaljer vedrørende flytningen af henholdsvis lister og nyhedsbreve, som du kan læse mere om herunder.

Flytning af lister og kontakter

Vores nye platform introducerer en ændring i listestrukturen, og det kan have betydning for best practice på større eller komplekse opsætninger. På den nye platform, gøres der op med centrale kontakter, der abonnerer på flere lister.

Hver kontakt oprettes på én liste, uden central relation til andre lister. Hvis den samme e-mail adresse bruges til at oprette kontakter på flere lister, eksisterer disse kontakter adskilt og uafhængigt på hver sin liste, med hver sin data. Ændringer til den ene, påvirker ikke den anden.

Hvorfor har vi baseret platformen på denne struktur?
Denne listestruktur håndhæver først og fremmest din modtagers tilmelding til det enkelte nyhedsbrev mere præcist: Din modtagers relation til dig i Ubivox’ perspektiv, er en relation direkte til et nyhedsbrev.

Introduktionen af den nye platform, udvider derudover vores segmenteringsmotor og vores forløb ganske betydeligt, så brugere kan foretage dataændringer direkte i sine forløb, og segmentere langt bredere, end det tidligere har været muligt. Vores nye listestruktur understøtter disse systemer. Det giver derudover højere fleksibilitet i din indretning, og mere mening bag listeadskillelse. Det bliver lettere for langt de fleste brugere at operere med færre lister, og det gør det lettere at styre dine lister, hvis de afviger betydeligt fra hinanden.

For brugere med en enkelt eller ganske få lister, får denne ændring ikke nogen større betydning. Når du importerer lister med flytteværktøjet, har du mulighed for at tilvælge listesamling, som sammenlægger alle dine lister til én liste i Ubivox 2. Listesamling kan være attraktivt dig, der har mange lister. Læs mere om listesamling længere nede.

Vi flytter automatisk dine tilmeldte kontakter, og data i datafelter, til enten de lister de før abonnerede på, eller på den liste der opstår ved listesamling.

Vi anbefaler kraftigt at bruge flytningen som anledning til at rydde op i dine lister, eller slette lister, du ikke længere bruger, i stedet for at flytte dem med videre.

Flytning af dine nyhedsbreve

Det er ikke muligt at bruge dine eksisterende nyhedsbreve som kladder i den nye e-mail editor. Den er moderniseret og genopbygget på et helt grundlæggende plan, og den kan desværre ikke tage imod dine kladder fra den eksisterende platform. Det er altså nødvendigt at opsætte en ny kladde i den nye e-mail editor.

Du får derfor overflyttet dine gamle nyhedsbreve i PDF format. Disse kan bruges til inspiration og reference, når du skal opsætte dit nye nyhedsbrev, og du kan tilgå dem frit som historik. De kan dog ikke indlæses som kladder, og flyttes direkte ind i den nye editor.

Det samme gælder dine nyhedsbreves statistik. Disse overføres også som PDF, som også kan bruges til reference og aflæsning. Du vil fremadrettet indsamle en mere dynamisk og integreret statistik, både til dine lister og til dine enkelte nyhedsbreve, når du begynder at sende fra den nye platform. Din historik fra den gamle platform er dog udelukkende tilgængelig i dokumentformat.

Samling til én liste

Når du migrerer dine lister til den nye platform, har du mulighed for at samle dine eksisterende lister til én liste. Det kan være smart, hvis du har mange lister og:

– Du har overlap mellem modtagerne på dine lister

– Du kopierer og sender samme nyhedsbrev til flere lister

– Du har lister, der supplerer eller er varianter af andre lister

– De fleste af dine abonnenter abonnerer på mange lister

Med den nye listestruktur vil mange lister, specielt med overlap i kontakter, være mere komplekse at ajourføre data på, da de enkelte kontakters data ikke er centraliseret. Du kan i stedet samle til færre lister, og på disse oprette datafelter der kan bruges i segmentering. Med de nye segmenteringsmuligheder, kan du styre adskilte udsendelser og modtagergrupper fra én liste.

Denne sammenlægning kan også udføres manuelt, på den anden side af dit platformskifte. Du kan flytte dine lister som de er, og i fremtiden udføre listesamlinger gennem eksport og import.

En listesamling kan altså hjælpe dig med at holde bedre styr på dine lister. Hvis du vil lave en listesamling, anbefaler vi kraftigt, at du rydder op i eventuelle udgåede og ikke-aktuelle lister som det første.

Når du har slettet alle de lister, du ikke vil inkludere på din samlede liste, skal du oprette datefelter på dine lister, der svarer til dit nuværende listenavn, eller det segment listen skal udgøre eller inkluderes i. Du skal herefter sørge for at opdatere dine kontakter på de enkelte lister, med en opdateringsimport, så de har en værdi i disse felter.

På denne måde, kan du kende værdien, når listen er samlet, og bruge disse felter som segmenter.

Sidst, før du læner dig imod simplificering og listesamling, er det også værd at overveje om der er gode årsager til at vedholde listeopdelingen.

Et eksempel:

Har du eksempelvis en “Intern” (medarbejdere) og en “ekstern” (offentlig) listeopdeling, hvor den ene kanals kommunikation er følsom, og de to lister slet ikke har overlap på modtagere, er det oplagte valg at vedholde din listeinddeling. Her er det usandsynligt, at en segmentopsætning kommer dig til gode, da dine to modtagergrupper aldrig skal bruges samtidigt, og der er høj følsomhed på den ene kanals kommunikationer.

Hvis du derimod to foreningslister, én for “ketsjersport” og én for “boldsport”, er det ret sandsynligt at de to lister har overlappende modtagere. Det kan desuden blive relevant med fælles, overordnede kommunikation der vedrør alle i foreningen, og der er ikke på samme måde tale om følsom information. Her kan det være meget gavnligt samle til én liste, der benytter sig af segmenterne “Ketjersport” og “boldsport”. Her kan modtagere let vælge og tilpasse interesser indenfor en enkelt tilmelding, og samtidigt modtage kommunikation, relevant for alle interesser. 

---

En listesamling er altså ganske kontekstafhængigt. Om det er rigtigt for dig og din opsætning, er altså din vurdering. Husk, at du altid kan nå tilbage til sammenlægning. Er du i tvivl, om listesammenlægning giver mening for dig, så ræk ud til os i supporten.

---