Afmeldinger i Ubivox

Som afsender skal du garantere, at dine kontakter altid kan afmelde sig dine lister, og udgå som modtager af dine nyhedsbreve. Det er et lovkrav, at du let og gebyrfrit lader dine kontakter tilbagetrække samtykket til kommunikation.

Denne artikel vil beskrive, hvordan vi behandler afmeldinger i Ubivox, og hvordan du kan garantere afmelding for dine kontakter, og hvor du styrer og tilgår afmelding.

Garantér let afmelding

I følge med indsamling af din kontakts samtykke, skal du også garantere, at det kan trækkes tilbage, på en let og gebyrfri måde. Det kommer selvfølgelig din modtager til gode, da de let kan til- og fravælge den kommunikation de modtager.

Det kommer dog samtidigt også dig til gode.

Hvis din afmelding er besværlig, kan du risikere flere skadelige scenarier:

• Du kan irritere dine kontakter. Modtagere på dit nyhedsbrev er typisk blandt de mest interesserede i din organisation, din sag eller din forretning. De kan sagtens fortsat have interesse og en god relation, selvom de framelder sig dine nyhedsbreve. Det kan skade denne relation, hvis de oplever, at du ikke har deres bedste interesse for øje.
• Du kan skabe unødigt ekstra arbejde. Hvis dine modtagere ikke let selv kan afmelde sig, vil de henvende sig, for at få dig til manuelt at afmelde dem fra listen. Her bliver en automatisk proces manuel og tidskrævende.
• Du kan få spammeldinger. De kontakter, der ikke har tålmodighed til at kontakte dig, kan placere dig i spammappen i deres indbakke. Dette er yderst skadeligt for dit afsenderry og dermed din leveringspålidelighed.

Vi råder derfor til, at du i alle dine nyhedsbreve opsætter dit afmeldingslink i en størrelse og font, der passer til den øvrige tekst i nyhedsbrevet, og at du giver det en tydelig farve, der træder frem i dit nyhedsbrev. De fleste læsere vil lede efter dette link i bunden af dit nyhedsbrev hvori ordet “afmeld” indgår.

Bruger du din egen afmeldingsside, anbefaler vi, at du gør afmeldingen tilgængelig med et enkelt klik, og at du ikke afsøger feedback eller tilbyder alternativer, før afmeldingen er endeligt gennemført. Altså, at der ikke kræves mere af afmeldende modtager end strengt nødvendigt.

Vores standardskabelon indeholder et standard afmeldingslink. Sletter du det i redigeringen, er det dit ansvar at forsyne et alternativ. Vi anbefaler at bruge det standard afmeldingslink, såfremt det giver mening for din opsætning.

Hvis du vil følge bedste praksis, kan du opsætte en afmeldingsformular på din hjemmeside, placeret ved din tilmelding. Det er typisk her, dine kontakter vil lede, hvis de ikke kan finde dit link i dine nyhedsbreve. Læs mere om afmeldingsformularer her.

Afmeldte kontakter på din liste

Når en kontakt afmelder sig en liste, vil de selvfølgelig ikke længere modtage udsendelser, der sendes til listen. De findes herefter i visningen afmeldte på din liste.

De har fortsat deres data, fra da de blev tilmeldt, og du kan fortsat klikke dig til deres profil og se detaljer om de nyhedsbreve de har modtaget. Du kan blandt andet også se kilden og tidspunktet for afmelding. Du kan ikke længere redigere kontakten, da de ikke er aktive.

Hvis din kontakt igen skal figurere på din liste, skal de oprettes på ny. Dette vil netop medføre en oprettelse af en ny kontakt, og din kontakt vil altså både fremgå iblandt dine afmeldte og dine aktive kontakter. Det samme gælder, hvis din kontakt selv tilmelder sig igennem en tilmeldingsformular.

Det er væsentligt, at du tænker over den enkelte kontakts kontinuitet, før du opsætter rutiner og arbejdsgange, der afmelder og opretter kontakter.

Afmeldte kontakter er altså nærmere en historik fra en kontakt, end det er en kontatk.

Hvis du skal rydde denne historik, skal du lave slettehandlingen i visningen: afmeldte. Det lader sig af tekniske årsager ikke gøre at slette en kontakt, i den forstand man normalt tænker om en “sletning”. Når du sletter en afmeldt kontakt, udfører du en anonymisering.

Når du anonymiserer en kontakt, overskrives alle datafelter og personhenførbare værdier. E-mail anonymiseres til en tilfældig streng af tal og bogstaver, og alle datafelter slettes. Der er ikke længere nogen henvisning til, hvem kontaktprofilen har tilhørt, ej heller hvilke nyhedsbreve profilen har modtaget eller klikket i.

Når du anonymiserer en kontakt, er der ikke nogen måde at gendanne kontakten på. Anonymisering kan ikke fortrydes, da den garanterer Right To Be Forgotten. Hvis RTBF er relevant for alle dine kontakter, kan du kigge på en automatisk anonymiseringsrutine.

Afmeldte kontakt er altså en historik fra en kontakt, der har været aktiv på din liste. Anonymiserede kontakter er en renskrevet forhenværende kontakt, der ikke har identitet.

Afmeldingsresurser i systemet

Standard afmeldingslink

Når du opretter nyhedsbreve på standardskabelonen, vil de indeholde et standard afmeldingslink. Linket er baseret på flettefeltet:

{member.unsubscribe}

Dette flettefelt vil forsyne den enkelte udsendelse med et personligt afmeldingslink til den person, der modtager udsendelsen. De kan med et enkelt klik afmelde sig.

Du skal sandsynligvis ikke justere dit afsenderlink og det omkringliggende budskab gang til gang, og du har derfor mulighed for at indstille en standard til den enkelte liste under listeredigeringen.

Denne standardtekst og link vil indsættes på alle nye nyhedsbreve, der oprettes til denne liste. Du kan slette linket i dit nyhedsbrev, men skal være påpasselig, da det er dit ansvar som udsender at forsyne en alternativ afmeldingsmulighed.

Afmeldingsformular

Som alternativ til vores standard afmeldingsflettefelt og -link, kan du opsætte en afmeldingsformular. En afmeldingsformular har den fordel, at den er åben og bredt tilgængelig, frem for et personligt link. Det betyder at den kan placeres på eksempelvis dit website, og at kontakter kan framelde sig udenfor dine nyhedsbreve.

Afmeldingsformularer oprettes også under listeindstillinger, og du kan læse mere om afmeldingsformularer her.

Manuel afmelding

Hvis du får en anmodning om at afmelde en kontakt, kan du gennemføre en manuel afmelding. Når du får anmodningen, kan den gælde både en enkelt liste eller alle lister, som kontakten fremgår på, og altså en total afmelding af kommunikation.

Hvis du skal orientere dig i, hvor mange lister en kontakt fremgår på, kan du bruge søgebaren i øverste højre hjørne. Du vil blive ledt til kontaktens kontaktfeed, hvis de fremgår på flere lister, og du kan finde listerne under ‘Findes på:’. Hvis din kontakt kun findes på en enkelt liste, indlæses deres kontaktprofil på den liste.

Gå til listen, du skal afmelde kontakten fra, og find kontakten på din liste ved søgning eller segmentering. I højre side af din visning, vil du finde kolonnen Kontrolpanel, hvorfra du kan bruge skraldespandsikonet til at gennemføre en afmelding.

GDPR indstillinger og Automatisk anonymisering

Under dine kontooplysninger kan du indstille din automatiske anonymisering. Når dine kontakter først afmeldes, er deres tilknyttede data endnu intakt. For mange brugere er det relevant, løbende at anonymisere sine afmeldte, for at opholde sine regningslinjer for opbevaring af data.

Du kan opsætte en rutine, der sletter anonymiserer dine kontakter, når det har været afmeldte i en given periode. Gå til dine kontooplysninger, og find indstillingen GDPR. Du kan altid aflæse denne indstilling, men du skal have administratorrettigheder for at ændre den.

---